CLASE 3: PROCESOS DE NEGOCIO

Entendiendo por proceso de negocio como el conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica con el fin de lograr un resultado de negocio definido, es decir, dichas tareas producen un valor para la organización, sus inversores o sus clientes. Un proceso de negocio tiene entradas, funciones y salidas. Brevemente describo tres tipos de procesos de negocio:

1.- Procesos estrategicos: encargados en prestar orientación al negocio, por ejemplo, planificar estrategia de negocio, establecer objetivos y metas.
2.- Procesos sustantivos: son los que dan el valor al cliente, considerándose las parte principal del negocio, por ejemplo, repartir mercancías.
3.- Procesos de apoyo vertical u horizontal: encargados de dar soporte a los procesos centrales, por ejemplo, registrar hechos económicos, prestar soporte técnico.

Ahora bien, estudiando la estructura de la herramienta ADempiere la cual modela una empresa, describiendo la estructura interna y el proceso en la creación de los productos desde la obtención de la materia prima hasta la finalizacion del producto, haciendo un mapeo de las organizaciones que la conforman, sus instalaciones, almacenes de materias primas y productos terminados. Describiendo algunos de éstos elementos destacan:

Cliente: como entidad mas alta en ADempiere puede ser configurada como nuestra entidad legal de la compañía a modelar, permitiendo tener uno o mas clientes en el sistema. Los datos configurados en este nivel pueden ser leídos por las organizaciones pertenecientes a la compañía.

Organizacion: éstas son creadas dentro de una empresa y están relacionadas, son entidades que se pueden configurar como una entidad sub-unidad, es decir, como una division de la empresa o unidad de negocio/producción, ésto se logra al dividir la empresa de acuerdo a sus productos, contabilidad, etc.

Almacén: toda organización esta conformada por almacenes donde se puede obtener, colocar o guardar la materia prima o artículos finalizados.

Visto ésto, comenzare a profundizar en el ámbito del proceso de compra. Toda empresa cumple con procesos de negocio para optimizar y lograr sus metas, es decir, una empresa determinada necesita llevar a cabo actividades para cumplir objetivos específicos, para ello debe contar con un personal capacitado el cual se oriente hacia el desarrollo de las actividades internas y externas, algunos de estos son:

- Personal de compras: encargado de las solicitudes de presupuesto de materiales y evaluacion de los mismos.

- Personal de almacén: encargado de la recepción de materiales de los proveedores y despacho de los materiales a los clientes.

- Personal de contabilidad: perteneciente al área de registro de facturas, realización de pago a los proveedores, elaboración de documento de factura para los clientes.

- Personal de transporte: envío de los productos finales a los clientes.

Otras responsabilidades que debe atender el departamento de contabilidad son:

- Registro de todas las entradas de los documentos en el Libro Mayor.
- Registro de cuentas por pagar de las facturas de los proveedores.
- Registro de cuentas pagadas de las facturas de los proveedores.
- Registro de cuentas por cobrar de las facturas de los clientes.

Conforme el proceso de compra va marchando, destacan actividades que se van cumpliendo para el correcto desarrollo del mismo, estos son:

- Requisicion de compra: basado en la ayuda al control financiero para gestionar las solicitudes de compra de bienes o servicios ofrecidos por el proveedor.
- Ordenes de compra: consiste en la gestión de documentos legales que emite el comprador para solicitar mercancías al vendedor, donde se indica la cantidad, detalle, precios, condiciones de pago, etc.
- Recibo de material: se refiere a la recepción del material o bienes obtenidos con la orden de compra, el cual es catalogado según el proveedor, almacén al que va dirigido, cantidad recibida, etc.
- Gestión de facturas de proveedores: es la gestión de los documentos que los proveedores envían cuando ocurre una orden de un material, también conocidos como facturas.
- Pagos a proveedor: consiste en tomar una decisión con respecto al método de pago al vendedor luego de registrar una factura.

En cuanto al proceso de venta puedo resumir que éste engloba lo referente al manejo de la materia prima y todos los gastos producidos al fabricar los productos finales los cuales mediante el uso de herramientas precisas se deben contabilizar, configurar, generar y registrar diferentes tipos de documentos relacionados a los mismos. Éstas herramientas permiten a su vez modificar y crear registros como: información de los socios de negocio, costos de los productos, lista de materiales, etc.

CLASE 2: SISTEMAS DE INFORMACION INTEGRADOS

Los sistemas de información integrados se basan en la centralización de la información importante para la optimización de una organización, facilitando su uso en todas las áreas de dicha organización.

Entre los sistemas de información integrados resaltan los ERP (por sus siglas en ingles, Enterprise Resource Planning) y los CRM (por sus siglas en ingles, Customer Relationship Management). En esta entrada haré hincapié en los ERP, siendo éstos catalogados a su vez como sistemas de información gerenciales los cuales manejan muchos de los negocios relacionados con las operaciones de producción y distribución de una compañía de bienes y servicios, principalmente los ERP gestionan informaciones de producción, logística, distribución, inventario, envios, facturas y contabilidad de la compañía. Por otra parte estos sistemas de información como software o aplicación en sí intervienen en el control de las actividades de negocio tales como, ventas, entregas, pagos, manufactura simple, administración de inventario, administración de recursos humanos, etc.

Entonces si enumero los objetivos generales de los ERP tengo que:

1.- Optimizar los procesos empresariales.

2.- Ofrecer la posibilidad de compartir información entre todos los componentes de una empresa.

3.- Gestionar el acceso a la información de manera confiable y precisa, es decir, garantizar integridad de datos.

Los ERP tienen la característica de ser sistemas integrales, personalizables y capaces de satisfacer todas las unidades departamentales, por lo que puedo describir lo siguiente:

       - Son integrales porque permiten controlar los diferentes procesos de la empresa bajo el concepto de que todos los departamentos de la misma están relacionados entre sí. Por ejemplo, cuando un cliente realiza un pedido a una empresa éste representa una orden de venta que desencadena un proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza y movimientos contables, entonces en este caso un ERP captura el pedido y el sistema se encarga de lo demás.

      - Son personalizables porque están hechos para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa a través de la parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas necesarias de cada uno.

          - Son modulares ya que se basan en el entendimiento de que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten la cual se genera a partir de sus procesos.

La siguiente imagen describe el esquema de los sistemas empresariales en el que se ubican los sistemas ERP:

Finalmente, los sistemas CRM se enfocan en la administración basada en la relación con los clientes, esto se refiere a un modelo de gestión cercano al concepto de marketing relacional, por lo que este tipo de sistemas administran un almacén de datos (data warehouse) con la información de la gestión de ventas y de los clientes de una empresa.

INSTALACION DEL ERP ADEMPIERE EN WINDOWS XP

ADempiere es un proyecto de código abierto el cual cumple con ser una aplicación de Planificación de Recursos Empresariales ó ERP (por sus siglas en ingles Enterprise Resource Planing) que proporciona características muy útiles a la hora de optimizar los procesos empresariales, como son: ventas, envíos, inventario, fabricación, manufactura simple, contabilidad avanzada, entre otras.  Ademas representa una alternativa para pequeñas o medianas empresas en las que los sistemas ERP propietarios o comerciales significarían un costo excesivo.

A continuación describiré brevemente los pasos que lleve a cabo para la instalación de ADempiere sobre sistema operativo Windows XP utilizando Postgresql como sistema de gestión de base de datos:

1.- En primer lugar, ubico las aplicaciones con las que voy a trabajar:

- jdk-6u25-windows-i586 (Java Development Kit (JDK) 1.6.0_25)

- postgresql 8.3.18-1-windows

- Adempiere_354.zip

2.- Comenzar las instalaciones con el Kit de desarrollo Java (JDK), el cual por preferencia selecciono la ubicación C:\jdk1.6.0_25 como directorio. Seguidamente se cumple la instalación del Entorno en tiempo de ejecución Java (JRE) y selecciono de igual forma el directorio C:\jre6.

Una vez instalados el JDK y JRE, entro a las propiedades de "Mi PC" para en la pestaña de "Opciones avanzadas" empezar a configurar las "Variables de entorno", defino las variables de entorno JAVA_HOME con valor C:\jdk1.6.0_25 y JRE_HOME con valor C:\jre6. Luego en la variable de entorno Path añadiendo punto y coma (;) al final agrego los directorios: "C:\jdk1.6.0_25/bin;C:\jre6/bin/client;".

3.- Lo siguiente a instalar el sistema manejador de base de datos PostgreSQL, para ello ejecuto el instalador postgresql-8.3.18-1-windows y finalizo el proceso ingresando una contraseña personal para el administrador de base de datos y el resto de los valores por defecto. Luego de la instalación igualmente que en el paso anterior en la variable de entorno Path agrego la dirección del “\bin” ubicado en el directorio de instalación de PostgreSQL, de tal modo que ésta queda de la siguiente manera: “;C:\Program Files\PostgreSQL\8.3\bin”

Ahora, ejecutando PgAdmin III conecto con la base de datos introduciendo la contraseña del administrador previamente hecha para empezar con la creación de un rol de login haciendo click derecho sobre la sección de Login Roles y seleccionando “New Login Role…”, a éste asigno el nombre y contraseña “adempiere”. Terminado esto, creo una nueva base de datos haciendo click derecho sobre la sección Databases y seleccionando “New Database…”, finalmente nombro a la misma “adempiere” con propietario “adempiere”.

4.- Finalmente para ADempiere, utilizando WinRAR descomprimo el archivo Adempiere_354.zip dentro de una carpeta llamada Adempiere ubicada en Disco C, es decir, “C:\Adempiere” por lo que el directorio quedaría de la siguiente manera: “C:\Adempiere\Adempiere”. Una vez hecho esto, ejecuto el script RUN_setup (el cual se encuentra en la dirección anterior), a continuación en la ventana de configuración dejo los valores predeterminados especificando solamente el tipo de base de datos como postgresql, el nombre de la base de datos “adempiere”, la contraseña del administrador de base de datos para luego hacer click en “Probar” y de no surgir ningún problema, “Guardar” y aceptar los términos y condiciones.

NOTA: Al momento de correr el script RUN_setup y “Probar” la configuración ocurrió un error el cual mencionaba problemas con cierto “…template_1…”, la solución que utilice para éste es el siguiente:

a)   Configuro una IP estática cualquiera para la conexión de área local, es decir, desde Panel de control entro a Conexiones de red y luego de click derecho sobre Red de área local selecciono Propiedades para una vez allí configurar el TCP/IP asignándole la IP estática “192.1.1.1”.

b)   En el directorio de PostgreSQL: C:\Program Files\PostgreSQL\8.3\data abro el archivo pg_hba.conf con bloc de notas y al final en la sección donde especifica IPv4 añado la IP anteriormente asignada (192.1.1.1). Vuelvo a ejecutar el script RUN_stup de ADempiere.

5.- En este punto ya la instalación y configuración de ADempiere culmina, lo siguiente es poner en marcha el servidor y ejecutar la aplicación en sí, para ello corro el script RUN_server2 ubicado en el directorio C:\Adempiere\Adempiere\utils el cual dará inicio al servidor tomando entre 2 a 3 minutos de tiempo y para ejecutar ADempiere el script RUN_Adempiere encontrado en el directorio C:\Adempiere\Adempiere.

CLASE 1: Introducción a los sistemas de información

Estudiando algunas definiciones en primer lugar:


- Sistema: como concepto general, es un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí. De este mismo concepto es posible visualizar la definicion de teoria general de sistemas la cual se ubica como un estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades llamadas sistemas, propuesto por el biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy.


- Tactica: consiste en un método empleado con el fin de tener un objetivo. 


- Estrategia: es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin, algunas estrategias aplicadas son: estrategia empresarial, estrategia de marketing, estrategia directiva, estrategia militar, entre otras.


- Toma de decisiones: proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración).


Ahora bien, ya estudiados estas definiciones y aplicándolas en el ámbito del manejo de información es posible conceptualizar un sistema de información como aquel conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información con el fin de organizarlos y prepararlos para su uso posterior, es decir, dichos elementos interactuan para procesar datos y dar lugar a información elaborada. Por otra parte, el principal uso que se da a los sistemas de información es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el objetivo de ser mas productivos, de acuerdo a ésto los sistemas de información se clasifican desde un punto empresarial en:


1.- Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS): se encarga de gestionar informacion referente a las transacciones producidas en una empresa, tambien conocida como sistema de informacion operativa.


2.- Sistemas de información gerencial (MIS): están orientados a resolver problemas empresariales en general.


3.- Sistemas de soporte a decisiones (DSS): encargados de realizar analisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.


4.- Sistemas de información ejecutiva (EIS): orientada a usuarios de nivel gerencial que permite monitorizar el estado de las variables de un área de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.


A partir de estas clasificaciones se dibuja una pirámide de jerarquía relacionada a los niveles de toma de decisiones, siendo ésta: